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常組織的涵義是：判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開;將必需品的數量降低到最低程度并把它放在一個方便的地方。(在以往貨物供應不夠充分的年代，即使是最小的東西，人們也會將它保留。因為人們覺得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應充足、服務及信息多種多樣，挑揀分類幾乎變成了一種藝術。)

 

1、分層管理

 

常組織的藝術就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性，再減少不必要的積壓物品。同時，分層管理還可以確保必要的東西就在手頭從而獲得最高的工作效率。

 

2、“需要”(NEED)與“想要”(WANT)的區別

 

許多人混淆了客觀上的“需要”與主觀上的“想要”的概念。

 

以下是一個根據廚房物品的使用頻率來劃分的貯藏方法參考例子。

 

迫切性——使用頻率——貯存法

 

低：一年少過一次、一年一次左右、每二到六個月一次——丟掉、貯藏在遠處

 

中：一個月一次、一個星期一次 ——置放在廚房內的一個固定地點

 

高：一天一次、一個鐘頭一次——帶在身邊或放在最方便的地方

 

3、單一便是最好(ONE IS BEST)

 

有關利用該原則的例子包括：一套齊全的文具、只須填寫一頁的表格、一天內處理所有文件、一站式服務和一個檔案存放處等。特別值得一提的是一天內處理所有文件。中國有一句古話：“今日事今日畢”。

 

常組織 ：

 

組織零件和文件的存放

 

使用一套工具

 

儲存一份副本

 

備忘錄不應超過一頁

 

只開一小時的會議

 

一分鐘電話

 

當天內處理完畢應做的工作